Réglement intérieur

CHARTE DE MEMBRE DE RÉTINA QUÉBEC

Je suis à jour de mon adhésion.

Je m’inscris aux activités via le site ou la page Facebook en respectant la procédure d’inscription et participe aux activités et rendez-vous auxquels je suis inscrit(e) et validé(e). Je n’oublie pas de prévenir en cas de désistement par respect pour la personne organisatrice et pour laisser ma place à un membre sur la liste d’attente. En cas de désistement moins de 48h avant la date d’une activité ou d’un événement payant, ma participation sera due.

Je propose mon aide et ma participation, dans la mesure de mes possibilités, afin de contribuer à la dynamique de Rétina Québec.

Je n’utilise pas la liste des membres inscrits à une activité ou un rendez-vous, et/ou l’annuaire des membres à des fins commerciales ou personnelles. Je contacte le bureau pour toute diffusion d’information. Celui-ci me renseignera sur le moyen de communication le plus approprié (petite annonce, message ou publicité).

Je dégage Rétina Québec de la responsabilité pour tout incident ou accident survenant lors des activités pratiquées par le biais de Rétina Québec.

REGLEMENT INTÉRIEUR

Le règlement intérieur précise les statuts de Rétina Québec dont l’objet est de regrouper les personnes atteintes de rétinite pigmentaire, les membres de leur famille, leurs proches, et les bénévoles.

Le présent règlement intérieur est transmis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent, qui accepte de s’y conformer en devenant membre.

Titre I – Membres

Article 1er – Composition

Rétina Québec est composée des membres suivants :

Membres d’honneur
(Membres fondateurs, personnes atteintes de la RP, parent d’une enfant atteint de la RP.)
Membres adhérents
(Familles, proches aidants, bénévoles)

Article 2 – Cotisation

Les membres d’honneur ne paient pas de cotisation sauf s’ils décident de s’en acquitter de leur propre volonté ;

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle de 15$.

Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le Conseil d’Administration lors de sa 1ère réunion après l’Assemblée générale ordinaire. Le versement de la cotisation annuelle doit être établi par chèque à l’ordre de Rétina Québec. La cotisation est valable pour l’année en cours soit du 1er janvier (ou du jour de l’adhésion) au 31 décembre de l’année. Toute cotisation versée à Rétina Québec est définitivement acquise. Un remboursement de cotisation en cours d’année ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre.

Article 3 – Admission de nouveaux membres

Rétina Québec a vocation d’accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d’admission suivante : saisie sur le site d’un formulaire de renseignements qui intègre l’acceptation du présent règlement intérieur et l’autorisation de disposer par Rétina Québec des photos prises pendant les activités et événements.

Article 4 – Obligations des membres inscrits à une activité payante

Si une personne inscrite est dans l’impossibilité de se rendre à l’activité pour laquelle elle a réservé une place, elle se doit de prévenir au moins 48 heures à l’avance, si possible, afin de permettre à la personne responsable de proposer la place à quelqu’un d’autre. Si personne n’est disponible pour le remplacer et que l’organisatrice a déjà avancé des fonds pour la préparation et l’organisation de l’activité le membre devra acquitter sa participation comme s’il avait été présent.

Article 5 – Obligations des membres inscrits à une activité

Pour toute activité, par courtoisie, il faut prévenir la personne responsable si l’on souhaite venir accompagnée de jeunes enfants.

Article 6 – Services proposés par Rétina Québec

Tous les services sont gratuits pour les membres.

Titre II – Fonctionnement de Rétina Québec

Article 7 – Bureau

Le bureau est composé du (de la) Président(e), du (de la) Vice-Président(e), du (de la) trésorier(ère) et du (de la) secrétaire. Le bureau prépare les réunions du Conseil d’Administration dont il exécute les décisions et traite les affaires courantes dans leur esprit dans l’intervalle des réunions du Conseil d’Administration.

Article 8 – Assemblée générale ordinaire

L’Assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Conseil d’Administration. Seuls les membres actifs et à jour de leur cotisation à la date de sa tenue sont autorisés à participer. Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : courriel au moins 15 (quinze) jours avant la tenue de l’Assemblée.

Les membres qui ne peuvent être présents peuvent donner pouvoir à un membre actif, celui-ci ne peut pas avoir plus de 3 voix, dont la sienne. Le vote s’effectue à main levée.

Déroulement de l’Assemblée :
Le président (La présidente) soumet le rapport moral annuel et les évolutions éventuelles du règlement intérieur préparées par le bureau. Ces éléments doivent être approuvés à la majorité simple des membres présents ou représentés. Le règlement intérieur modifié est applicable à partir de la clôture de l’assemblée générale qui l’a approuvé. Le trésorier (la trésorière) présente les états financiers de l’exercice (dont le montant des cotisations), qui doivent être approuvés à la majorité simple des membres présents ou représentés. À épuisement de l’ordre du jour, l’Assemblée générale procède au vote de remplacement des membres sortant du Conseil d’Administration.

Article 9 – Assemblée générale extraordinaire

Une Assemblée générale extraordinaire peut se réunir en cas de modification essentielle des statuts, de situation financière difficile. Tous les membres de Rétina Québec sont convoqués par courriel 15 (quinze) jours avant la date fixée. Les membres qui ne peuvent être présents peuvent donner pouvoir à un membre actif, celui-ci ne peut pas avoir plus de 3 voix, dont la sienne. Le vote s’effectue à main levée.

Article 10 – Conseil d’administration

Le conseil est composé de neuf administrateurs élus individuellement pour deux ans lors de l’assemblée générale annuelle. Leur mandat est renouvelable. Le dépôt des candidatures doit être fait auprès du (de la) Secrétaire Général(e) au maximum 15 jours avant l’assemblée générale annuelle. Une candidature peut être acceptée le jour de l’assemblée générale annuelle uniquement si elle est appuyée par la signature de 10 membres adhérents. Si plus de neuf candidats se présentent, les neuf candidats élus seront ceux qui obtiendront individuellement le plus de voix auprès des membres adhérents présents à l’assemblée générale annuelle. Le bureau et les responsables des comités sont élus lors du premier conseil d’administration par les administrateurs. Le Conseil d’Administration doit se réunir au minimum tous les deux mois.

Montréal, janvier 2020

Texte mis à jour en accord avec le Conseil d’administration le 20 janvier 2020.

Toute communication sur les activités et événements proposés par Rétina Québec doit absolument émaner de Rétina Québec (site, Facebook, infolettre). Elle ne peut être diffusée par les supports média personnels ou professionnels des membres. Les bénévoles et membres peuvent cependant relayer l’information publiée par Rétina Québec, notamment sur les réseaux sociaux.